Método Konmari en la oficina

Quizá en algún momento has escuchado o leído acerca de Marie Kondo y sus excelentes métodos para poner orden en un hogar, una habitación, los cajones… en fin. Esta japonesa pone orden a todas las estancias a través de su reconocida metodología conocida como Konmari.
Lo mejor de todo en este caso es que sus técnicas también puedes aplicarlas en la oficina, lo que te ayuda a mejorar considerablemente tu productividad al lograr un espacio de trabajo ameno y agradable en el que te sientas cómodo y tranquilo. A continuación, te enumeramos el paso a paso para optimizar la tarea:

1.- Deshazte de todo lo que no te valga

El primer paso que debes realizar con este método es realizar una limpieza a fondo, tirando aquellos objetos que no necesitas y has acumulado por un largo tiempo, entorpeciendo un poco tus labores en la oficina. Algunos de esos elementos pueden ser carpetas, bolígrafos, libretas, tacos para notas, entre otros.
Una técnica efectiva para esto es hacer dos filas o montones en las que vayas clasificando aquello que no necesitas y de lo que puedes deshacerte y lo que sí es necesario para tu trabajo.
Cuando decidas deshacerte de los informes, papeles y demás documentos archivados en las cajoneras de oficinaes muy importante que los destruyas antes de tirarlos, utilizando la máquina destructora que es muy efectiva y te ahorra tiempo. Esto es porque son documentos que pueden tener alguna información de índole confidencial que no puede llegar a manos de cualquier persona.
Hoy en día en el mercado puedes conseguir varios modelos de estos artefactos, entre los que puedes seleccionar el que mejor se adapta a tus necesidades, de acuerdo con la cantidad de documentos que necesitas eliminar rápidamente. Todas ellas se manejan de una manera bastante práctica y sencilla.

2.- Quédate y guarda todo aquello que te haga feliz

De acuerdo con los planteamientos de Marie Kondo, es necesario que te quedes solo con los objetos que te hacen feliz. Incluso en la oficina puedes encontrar uno o varios elementos que te provocan alguna sensación agradable y te levanta un poco el ánimo.
Y es que en realidad no necesitas tantas cosas, solamente aquellas que te hagan sentir más a gusto y feliz, pues son objetos que aportan algo positivo a tu vida, en especial durante las horas de trabajo en la oficina. De esa manera es posible liberarse de lo superfluo, dejando más espacio para ubicar elementos que te proporcionan una sensación agradable.
Este mismo criterio es válido a la hora de incorporar un objeto, mueble o elemento decorativo nuevo en la oficina, pues debes asegurarte de que realmente lo necesitas o que te va a brindar un poco de felicidad.  Si tu respuesta al respecto es sí, entonces puedes ubicarlo donde quieras.
Ahora bien, si la idea es incorporar otro objeto más, cuando tienes uno que ya cumple su función, entonces no tienes que llevarlo a tu sitio de trabajo.
También es importante que cuides aquellos elementos que decidiste tener siempre en tu área de trabajo, pues de esa manera te pueden durar por más tiempo. Así evitas la incorporación de artículos y elementos innecesarios a tu alrededor.

3.- Clasifica y ordena por categorías

Ahora que has clasificado y desechado aquello que no es necesario para tu trabajo en la oficina, es momento de clasificar y organizar los objetos que decidiste conservar, de acuerdo con la categoría a la que pertenecen.
En este punto es imprescindible agrupar por un lado las libretas, por otro los bolígrafos, las carpetas, los documentos, los archivadores, los sobres, los clips, los post-it, los cuadernos, entre otros.
Después de hacer esta clasificación es necesario que observes la cantidad de objetos y elementos que tienes en cada una de sus categorías, visualizando con claridad qué tanta cantidad de ellos tienes, cuántos son repetidos, qué tipo de materiales realmente utilizas y de cuáles puedes deshacerte sin problema alguno.

4.- Cada cosa en su lugar

El orden es fundamental tanto en los escritorios como en los archivadores de oficinay demás mobiliario, por lo que tienes que asignar a cada objeto un lugar específico, pues de esa manera lo localizarás rápidamente cuando lo necesites. Los criterios por manejar en este aspecto son cuáles son los que más utilizas con frecuencia y qué empleas de forma puntual.
Esa es una manera muy efectiva para dejar a la mano y la vista lo que sueles usar de una manera más habitual. En ninguna circunstancia debes dejar objetos amontonados, documentos sobre las mesas o los escritorios, con la excusa de que quieres tenerlos a la mano, pues eso solo proporciona una sensación de desorden.
Para esto algunos módulos de escritorio resultan muy efectivos porque vienen con sus cajoneras, las bandejas de escritorio, entre otros elementos que facilitan el orden de los documentos, recibos, informes, memos y demás, que necesitas consultar a diario en tu trabajo.
Actualmente tienes la oportunidad de seleccionar el mobiliario que mejor se adapta a tus condiciones laborales, lo que hace que esta tarea resulte un poco más sencilla.

5.- De un vistazo todo controlado

Si quieres conservar el orden en tu oficina lo mejor es que tengas lo más importante a la mano y a la vista, pues de esa manera tienes la oportunidad de conocer, en un solo vistazo, todo lo que tienes en tu sitio de trabajo.
Recordar cada elemento que tienes es de gran relevancia, pues es una de las mejores formas de asegurarte que no se pierda entre los demás objetos y que puedas ubicarlo con rapidez.
En este caso los mejores métodos de almacenamiento son aquellos que son más ordenados y simples, pues permiten ver todos los documentos que tienes almacenados con tan solo abrir la cajonera o el armario.
No es necesario que compres objetos nuevos para poner orden en tu oficina, por lo que es importante que aproveches al máximo aquellos que ya tienes, tales como las cestas o cajas de cartón, archivadores, armarios, entre otros, pues el principio del minimalismoen la oficina se basa en el uso de los esencial.

6.- Evita las etiquetas

Una vez que tienes tu oficina o espacios de trabajo bien limpio y ordenado, la recomendación de Marie Kondo es no utilizar etiquetas porque suelen tener una influencia negativa para la sensación de orden y tranquilidad que se desea proporcionar al lugar.
Esto es aconsejable cuando sea posible. Si no se pueden evitar por lo menos ubícalas en los lados de los archivadores y demás muebles de almacenaje donde queden tan discretas como sea posible. También deben tener las mismas características en lo que a tamaño y color se refiere.

7.- Almacena en vertical

Otro de los principios básicos de la metodología de Marie Kondo es el almacenaje en vertical porque es un mecanismo efectivo para aprovechar al máximo el espacio disponible y pueden mantenerse los objetos a la vista.
En panel2000.es consideramos que cuando almacenas todo en vertical puedes guardar muchos más objetos dentro de un mismo espacio; sin embargo, sabemos que no en todas las oficinas es posible llevar el orden en vertical.
En esos casos puedes organizar todo el material de la oficina en posición horizontal, pero usando un mismo tipo de archivador o un mobiliario de almacenaje con la misma tipología en lo que a tamaño y diseño se refiere, pues es una manera de lograr uniformidad en la visión del espacio, que te aporta una excelente sensación de limpieza y orden.
Para eso existen diferentes modelos y estilos de módulos y archivadores que puedes utilizar en tu oficina, que se adaptan a cualquier estilo decorativo y te ayudan a lograr un almacenaje organizado y efectivo, tanto de los documentos como los demás objetos que utilizas a la hora de cumplir con tus obligaciones laborales.